Gentile Cliente,

Dal 25 maggio 2018 trova piena applicazione il nuovo Regolamento europeo sulla Protezione dei dati personali n. 679/2016, noto anche come GDPR. Nell’applicazione di questa disposizione e per garantire ancora più trasparenza nel trattamento dei Suoi dati personali, abbiamo aggiornato la nostra Informativa Privacy. Il documento fornisce importanti informazioni su come Covim S.p.A. raccoglie, utilizza, condivide, protegge e conserva i Suoi dati personali, al fine di garantirne un trattamento sicuro, e su quali sono i Suoi diritti.

1. Quali tipi di dati personali vengono raccolti

La Politica sulla Protezione dei Dati Personali regola l’uso e la conservazione dei dati personali che sono trattati.

Covim S.p.A. è “Titolare del trattamento” dei dati personali che Lei (interessato) ci fornisce.

L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Covim S.p.A. raccoglie i seguenti tipi di dati personali: anagrafici, di contatto, personali, commerciali, contabili, amministrativi, finanziari

2. Perché vengono raccolti (finalità del trattamento)

Vengono raccolti i Suoi dati personali per fornire i seguenti servizi:

A) senza il Suo consenso espresso (art. 6 lett. b), e) GDPR), per le seguenti Finalità di Servizio:

• concludere i contratti per i servizi del Titolare;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
• esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;

B) solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 7 GDPR), per le seguenti Finalità di Marketing:

• inviarLe via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi;
• inviarLe via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi.

Le segnaliamo che se siete già nostri clienti, potremo inviarLe comunicazioni commerciali relative a servizi e prodotti del Titolare analoghi a quelli di cui ha già usufruito, salvo Suo dissenso.

3. Come e dove vengono trattati e conservati (metodi del trattamento)

I dati personali raccolti (riportati al punto 1) vengono trattati presso le sedi di:

VIA G. ADAMOLI 241/E, 16138 GENOVA (GE), ITALIA

VIA LAMANEIGRA 2R, 16030 TRIBOGNA (GE) ITALIA

La conservazione e l’archiviazione dei dati su supporto cartaceo si svolge nelle sedi sopra indicate.

Nessuna parte terza ha accesso ai dati, a meno che non sia specificamente richiesto dalla legge per adempiere alle finalità indicate.

4. Per quanto tempo sono conservati i dati

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, elaborazione, adattamento o modificazione, selezione, estrazione, raffronto o interconnessione, uso, comunicazione (mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione), limitazione, cancellazione o distruzione dei dati.

I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento con il supporto dei seguenti mezzi:

• cartaceo (moduli di registrazione, moduli d’ordine, ecc.)
• elettronico (software gestionali, contabili, ecc.)

Ai sensi della legge Italiana, Covim S.p.A. tratterà i dati personali e sarà è tenuta a conservare i documenti per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per:

– non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio, fatte salve eventuali situazioni straordinarie (es. ritardati pagamenti dei corrispettivi) che ne giustifichino il prolungamento;

– per non oltre 2 anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing (ovvero per periodo inferiore qualora ci verrà comunicato il desiderio di non ricevere più tali informazioni) in base alla Politica di Conservazione dei Dati.

Dopo questi periodi, i dati personali saranno irreversibilmente distrutti / eliminati / cancellati, nei limiti delle possibilità operative (supporto cartaceo) e tecnologiche (supporto informatico).

5. Accesso ai dati

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui di cui al precedente paragrafo 2.A) ai sensi dell’art. 15) del GDPR:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
• a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

6. Comunicazione dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso (art. 6 lett. b) e c) GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui al precedente paragrafo 2.A) ai soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge e/o per l’espletamento delle finalità dette (quali consulenti commerciali, contabili ed amministrativi, Studio commercialista, Istituti bancari, Enti ispettivi, società di intermediazione finanziaria, società di recupero del credito, Autorità giudiziarie, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, Organismi di vigilanza, Enti pubblici e società incaricate di pubblici servizi).

Possono, inoltre, venire a conoscenza dei dati i collaboratori esterni che svolgono per conto della società compiti tecnici, di supporto (in particolare, servizi legali, servizi informatici, spedizioni, etc.) e di controllo aziendale.

Detti soggetti esterni tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento.

I Suoi dati non saranno diffusi d altre terze parti non coinvolte nel trattamento.

7. Trasferimento dati

I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.

Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, selezionando i fornitori dei servizi tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

8. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al precedente paragrafo 2.A) è obbligatorio e pertanto non necessità di consenso informato espresso. In loro assenza, non potremo garantirLe i Servizi al precedente paragrafo 2.A).

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al precedente paragrafo 2.B) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario inerenti ai Servizi offerti dal Titolare.

Comunque, continuerà ad avere diritto ai Servizi di cui al precedente paragrafo 2.A).

9. I Suoi diritti come interessato e modalità di esercizio dei diritti

Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’ art. 15 del GDPR secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa:

• richiedere la conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano (diritto di accesso);
• conoscerne l’origine;
• riceverne comunicazione intelligibile;
• avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del trattamento;
• richiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti;
• nei casi di trattamento basato su consenso, ricevere i propri dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati e in un formato comunemente usato da un dispositivo elettronico;
• presentare un reclamo all’Autorità di controllo.

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti.

Le richieste vanno rivolte al Titolare del trattamento, Covim S.p.A., scrivendo all’indirizzo email privacy@covimcaffe.it o all’indirizzo postale COVIM SPA VIA GELASIO ADAMOLI 241 E , 16138 GENOVA, con oggetto “Richiesta di Accesso ai Dati da parte dell’Interessato”.

Nel caso in cui desideri fare reclamo per come sono stati gestiti i Suoi dati personali, contatti il Titolare del trattamento ai recapiti sopra indicati. Verrà quindi esaminato il Suo reclamo allo scopo di risolvere il problema.

Se ritiene che i Suoi dati personali non siano stati gestiti in modo appropriato secondo la legge, può contattare inviare un reclamo all’Autorità di Controllo:

Garante per la protezione dei dati personali (Ufficio relazioni con il pubblico – URP; indirizzo: Piazza di Monte Citorio n. 121- 00186 – ROMA, Italia; Tel.: +39 06.69677.2917; E-mail: urp@gpdp.it, garante@gpdp.it; Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.it).